Exporter des marchandises à l’international nécessite une préparation minutieuse, particulièrement en ce qui concerne la paperasse. Le dédouanement, étape fondamentale du processus, requiert plusieurs documents essentiels. Parmi eux, on trouve :
- Le connaissement maritime ou aérien
- La facture commerciale détaillant le contenu de l’envoi
- Le certificat d’origine prouvant la provenance des marchandises
Certains produits peuvent exiger des autorisations spécifiques ou des certificats sanitaires et phytosanitaires. Il est aussi impératif de fournir une liste de colisage et, selon les destinations, des documents supplémentaires comme les licences d’exportation ou les déclarations de sécurité. Une bonne préparation assure un passage en douane sans encombre.
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Plan de l'article
Les documents essentiels pour le dédouanement à l’export
Déclaration d’exportation
L’entreprise doit remplir la déclaration d’exportation, un document fondamental pour le processus douanier. Ce formulaire, aussi connu sous le nom de Document administratif unique (DAU), est régulé par la Commission européenne et le SPF Finances, conformément au Règlement Délégué (UE) 2016/341. La déclaration peut être déposée par un agent en douane, le propriétaire des marchandises ou un courtier en douane.
Pour être validée, cette déclaration doit inclure plusieurs éléments essentiels :
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- Le numéro EORI de l’entreprise
- Les Incoterms définissant les responsabilités des parties
- La TVA applicable
Facture commerciale et facture proforma
La facture commerciale et la facture pro forma sont deux documents distincts mais tout aussi nécessaires. La facture commerciale, obligatoire pour toute déclaration d’exportation, détaille les marchandises vendues, leur valeur et les conditions de vente. La facture pro forma, quant à elle, est souvent utilisée pour les devis ou les cotations préalables à la vente.
Documents de transport et liste de colisage
Les documents de transport sont indispensables pour le dédouanement. Ils comprennent :
- Le connaissement maritime (Bill of Lading)
- La lettre de transport aérien (Airway Bill)
- La lettre de voiture CIM pour le transport ferroviaire
- La lettre de voiture CMR pour le transport routier
- Le carnet TIR pour les transports internationaux routiers
La liste de colisage est aussi requise, détaillant le contenu des colis et facilitant ainsi l’inspection par les autorités douanières.
Certificats et déclarations spécifiques
Certains produits nécessitent des certificats supplémentaires. La déclaration d’exportation doit inclure, selon les cas :
- Le certificat d’origine
- Le certificat de conformité
- Le certificat sanitaire ou phytosanitaire
- Le carnet ATA délivré par les chambres de commerce
La facture commerciale et la facture proforma
Facture commerciale : un document clé
La facture commerciale est un document fondamental pour toute déclaration d’exportation. Elle détaille les marchandises vendues, leur valeur ainsi que les conditions de vente. Ce document doit inclure plusieurs informations essentielles :
- Les coordonnées complètes de l’exportateur et de l’importateur
- La description détaillée des marchandises
- Les quantités et le prix unitaire
- Les conditions de transport et de paiement
- Les codes douaniers des produits
Cette facture sert de base pour le calcul des droits de douane et des taxes éventuelles, et elle doit être acceptée par les autorités douanières.
Facture proforma : pour anticiper les transactions
La facture proforma est souvent utilisée en amont de la transaction. Ce document présente une estimation des coûts et des termes de la vente. Bien que non contraignante, elle est fondamentale pour :
- Obtenir des accréditifs bancaires
- Évaluer les droits de douane potentiels
- Faciliter les négociations avec l’acheteur
Elle doit contenir des informations similaires à celles de la facture commerciale, mais elle n’entraîne pas de transaction financière immédiate. Utilisée comme document prévisionnel, elle permet de baliser le terrain avant la conclusion de la vente.
Les documents de transport et la liste de colisage
Le connaissement maritime
Le connaissement maritime (Bill of Lading) est un document fondamental pour le transport par voie maritime. Il atteste la réception des marchandises par le transporteur et détaille les termes du transport. Il fait office de titre de propriété des marchandises et est indispensable pour le dédouanement à destination.
La lettre de transport aérien
Pour le transport aérien, la lettre de transport aérien (Airway Bill) remplit une fonction similaire au connaissement maritime. Elle décrit les marchandises, leurs conditions de transport et les responsabilités du transporteur. Ce document est nécessaire pour le dédouanement et l’assurance des marchandises.
La liste de colisage
La liste de colisage est un document détaillant le contenu de chaque colis expédié. Elle inclut les informations suivantes :
- Le nombre de colis
- Le contenu précis de chaque colis
- Le poids net et brut de chaque colis
- Les dimensions des colis
Cette liste facilite le contrôle douanier et le traitement logistique des marchandises.
Les autres documents de transport
Selon le mode de transport, d’autres documents peuvent être requis :
- La lettre de voiture CIM pour le transport ferroviaire
- La lettre de voiture CMR pour le transport routier
- Le carnet TIR pour les transports internationaux routiers
Ces documents garantissent la traçabilité et la conformité des marchandises pendant leur transit.
Les certificats et déclarations spécifiques
Certificat d’origine
Le certificat d’origine est un document attestant du pays d’origine des marchandises. Délivré par les chambres de commerce, il permet de bénéficier de droits de douane réduits ou de préférences tarifaires dans certains pays. Ce certificat est souvent requis pour les produits industriels.
Certificat de conformité
Le certificat de conformité atteste que les marchandises respectent les normes et standards imposés par le pays importateur. Ce document est indispensable pour les produits techniques, électroniques ou industriels, garantissant leur conformité aux réglementations locales.
Certificat sanitaire et phytosanitaire
Les certificats sanitaires et phytosanitaires sont exigés pour l’exportation de produits alimentaires et agricoles. Le certificat sanitaire confirme l’absence de maladies chez les animaux ou les produits d’origine animale. Le certificat phytosanitaire assure que les végétaux et produits végétaux sont exempts de parasites. Ces certificats sont délivrés par les services vétérinaires et phytosanitaires compétents.
Carnet ATA
Le carnet ATA est un document douanier international utilisé pour l’admission temporaire de marchandises. Il simplifie les formalités douanières en permettant l’exportation temporaire sans paiement de droits de douane. Ce carnet est délivré par les chambres de commerce et est utilisé principalement pour des expositions, foires ou démonstrations commerciales.
